Google menyediakan pilihan Gmail untuk bisnis yang dilengkapi keunggulan seperti kustom nama, kapasitas ekstra, serta pengamanan berlapis. Akan tetapi, fitur saja tidak cukup agar bisnis berjalan lancar! Gunakan berbagai cara pengelolaan email agar aktivitas bisnis bisa lebih optimal.
Tips Pengelolaan Gmail untuk Bisnis
Email adalah salah satu titik komunikasi bisnis, jadi pastikan Anda mengelolanya dengan baik agar aktivitas sehari-hari lebih efisien. Lakukan beberapa tips mudah berikut:
-
Manfaatkan Fungsi Search dan Filter
Hindari scrolling email secara manual untuk menghemat waktu saat mencari email penting yang terkubur di bawah. Gunakan kotak Search di bagian atas untuk langsung mencari nama atau judul email, dan mereka akan tersaring secara otomatis.
Gunakan fitur Manage Labels dan Create New Label di samping kiri untuk memberi tanda khusus pada alamat email (misalnya: Penting, Klien Baru, dan sebagainya). Label ini bisa kamu gunakan untuk melakukan fungsi filter di kotak Search.
-
Kelola Jumlah Pesan di Inbox
Mengelola jumlah pesan berguna untuk mengurangi “kepadatan” di Inbox dan memudahkan Anda mencari pesan penting. Gmail untuk bisnis memiliki fitur Archive untuk mengarsipkan email yang mungkin diperlukan di tempat berbeda sehingga tidak memadati Inbox.
Caranya, gunakan Search untuk mencari alamat email tertentu. Setelah semua email dari alamat email tersebut muncul, beri tanda centang di semua kotaknya, lalu tekan Archive. Semua pesan akan diarsipkan di tempat berbeda, tetapi tidak hilang.
Anda juga bisa mengurangi penggunaan email untuk menyampaikan pesan-pesan internal antar tim kerja. Gunakan telepon, aplikasi pesan, atau komunikasi langsung jika memungkinkan.
-
Batasi Penggunaan Label
Walau label berguna untuk mengatur email, terlalu banyak label bisa membuat Inbox penuh sesak. Untuk menghindarinya, buat daftar prioritas informasi yang ingin Anda terima. Gunakan skala prioritas seperti email untuk kegiatan bisnis rutin, email yang hanya dibutuhkan pada waktu tertentu (misalnya tagihan), serta email dari pengirim prioritas.
-
Pahami Batas Kapasitas untuk Berbagai Fungsi Gmail
Mengetahui batas kapasitas fungsi Gmail membantu Anda mengelola penggunaan email sehingga lebih efisien. Saat ini, Gmail untuk bisnis menawarkan batas penyimpanan 2 TB untuk versi standar dan 5 TB untuk yang plus.
Semua versi Gmail bisnis juga memiliki batas attachment, yaitu 25 MB untuk mengirim dan 50 MB untuk menerima.
-
Gunakan fungsi Nudge dan Email Scheduling
Nudge adalah fitur yang membantu mengingatkan Anda untuk mengirim email pada waktu tertentu. Jika Anda sedang sibuk, fitur ini bisa membantu agar Anda bisa cepat menjawab atau mengirim email penting tanpa menunda.
Anda juga bisa membuat email untuk dikirim di waktu tertentu (Scheduling). Jadi, Anda bisa membuat email saat sedang senggang. Email pun akan otomatis terkirim saat waktunya tiba.
Jangan ragu menggunakan aneka fitur Gmail untuk bisnis agar kegiatan usaha semakin efisien. Nusanet pun siap membantu Anda mengoptimalkan fitur Google Worksplace lainnya demi memudahkan pengelolaan bisnis.
