Tips dan Trik Pakai Google Workspace, Bikin Produktivitas Makin Maksimal

Semua perusahaan dari berbagai skala selalu berusaha untuk mencapai produktivitas optimal mereka. Tujuannya adalah untuk menjamin pertumbuhan sekaligus memastikan bahwa semua sumber daya digunakan secara maksimal. Itulah sebabnya, Google Workspace menjadi sistem cloud office favorit yang digunakan di berbagai belahan dunia, mulai dari startup hingga perusahaan besar.

Dengan beragam fitur yang ditawarkan, Google Workspace secara berkala juga terus diperbarui. Hal ini demi memastikan pengguna mendapatkan manfaat terbaik untuk meningkatkan produktivitasnya.

Bagi Anda yang juga menggunakan Google Workspace, simak beberapa tips dan trik mencapai produktivitas optimal dengan aplikasi besutan Google ini!


Lampirkan File Besar ke Email dengan Menggunakan Google Drive

Secara default, Gmail hanya memungkinkan Anda mengirim file dengan ukuran maksimal 25 Mb melalui lampiran email. Salah satu solusi yang bisa Anda gunakan untuk mengirim file yang lebih besar adalah dengan melampirkannya lewat Google Drive. Fitur ini tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga bandwidth data.

Untuk melampirkannya, pastikan file sudah diunggah terlebih dahulu ke Google Drive. Selanjutnya, klik ikon Drive di bilah penulisan email dan pilih file yang ingin Anda kirimkan.

Mengubah Gambar Menjadi Teks dengan Pemindai File Google Drive

Di aplikasi Google Drive, Anda bisa membuat file baru dengan memindai gambar. Caranya adalah dengan mengklik ikon “+” pada aplikasi Google Drive kemudian pilih “Scan”. Langkah ini memungkinkan Anda mengambil foto dokumen yang kemudian akan disimpan oleh Google Drive dengan format PDF. Selanjutnya, Anda bisa menyalin teks dari foto yang Anda simpan untuk digunakan nanti.

Menggunakan Voice Typing untuk Membuat Dokumen

Jika menggunakan foto saja tidak cukup untuk membuat dokumen, Anda bisa menggunakan “Voice Typing”. Voice Assistant Google merupakan salah satu yang paling canggih dalam teknologi AI. Tak heran jika fitur ini memungkinkan Anda menulis dokumen hanya dengan menggunakan suara.

Manfaatkan tips produktivitas Google Workspace ini saat Anda sudah lelah mengetik dengan cara manual. Aktifkan fitur ini di Google Documents dengan cara mengklik “Tools” lalu ” Voice Typing”. Anda juga bisa menggunakan shortcut Ctrl + Shift + S.

Membuat Document Bersama dengan Anggota Tim

Google Workspace dirancang untuk memudahkan kolaborasi. Karena itu, Anda bisa memanfaatkannya untuk mengedit dokumen, spreadsheet dan file presentasi bersama-sama dengan anggota tim lainnya. Anda juga bisa melihat perubahan yang dilakukan oleh tim Anda secara langsung. Semua pengguna bisa meninggalkan komentar dan catatan perubahan oleh setiap anggota tim dalam dokumen.

Caranya sangat mudah. Cukup bagikan dokumen yang Anda buat dengan pengguna lain. Dengan menjadikan mereka sebagai “Editor” dalam file, mereka bisa langsung melakukan perubahan pada file yang Anda bagikan.

Gunakan Fitur Auto-response di Gmail

Jika bisnis Anda menerima banyak email, Google Workspace sangat cocok untuk Anda. Terlebih lagi, Anda kewalahan dan tidak bisa membalas semua email secara tepat waktu. Untuk mengatasinya, aktifkan fitur “Automated Response” di Gmail. Anda juga bisa menggunakan fitur ini ketika sedang berada di luar kota.

Cara mengaktifkannya sangat mudah; cukup dengan membuka “Gmail setting”, di bawah “General”, Anda bisa mengatur “Out-of-Office response” di sana.

Mendapatkan Waktu Tambahan untuk Membatalkan Pengiriman Email

Dengan Gmail, Anda biasanya punya waktu 5 detik untuk membatalkan pengiriman email yang baru saja Anda lakukan. Kalau 5 detik tidak cukup, dengan Google Workspace Anda bisa menambah waktunya jadi 30 detik.

Caranyanya masuk ke pengaturan Gmail. Pada pengaturan “Undo Send”, ubah opsinya menjadi 30 detik. Sekarang, Anda punya lebih banyak waktu untuk membatalkan pengiriman email jika Anda melupakan lampiran atau salah mengetik sesuatu.

Mau mendapatkan semua kemudahan dengan Google Workspace? Sekarang Anda bisa berlangganan dengan mudah di nusa.id cloud. Sebagai Google Cloud Partner, Anda bisa memilih beragam pilihan paket sesuai kebutuhan dengan pembayaran yang mudah dan fleksibel bersama nusa.id cloud.