Apakah Anda mengalami kesulitan dalam mendorong produktivitas bisnis? Jika iya, pertimbangkanlah penggunaan productivity tool semacam G Suite (saat ini dikenal sebagai Google Workspace). G Suite adalah alat pendukung kinerja berbayar yang dirilis oleh perusahaan teknologi Google.
Manfaat G Suite untuk Produktivitas Kerja
Mengapa orang-orang menyarankan G Suite untuk menunjang produktivitas organisasi atau kelompok? Berikut beberapa manfaat alat ini dalam menunjang kinerja penggunanya:
1. Kolaborasi Tim Lebih Efisien
Productivity tool ini membantu tim untuk mengerjakan proyek secara lebih efisien karena kolaborasi dapat dilakukan secara real time. Hal ini dikarenakan sistem G Suite yang berbasis cloud menghubungkan perangkat setiap orang di dalam tim sehingga mereka bisa bekerja sama dengan mudah.
Jika anggota tim perlu melakukan brainstorming dengan cepat, mereka tidak perlu menunggu agar semuanya bisa berkumpul langsung. Semua koordinasi bisa dilakukan melalui rapat virtual. Selain itu, seluruh file kelompok juga diperbarui secara real time.
2. Mendukung Mobilitas
G Suite adalah alat yang mendukung mobilitas Anda. Productivity tool ini memungkinkan Anda untuk tidak selalu berada di kantor. Semua data bisa Anda akses meskipun sedang bepergian, asalkan Anda memiliki koneksi internet yang memadai. Pekerjaan pun bisa dilakukan ketika koneksi tidak mendukung.
Mobilitas merupakan hal yang sangat penting untuk individu yang pekerjaannya berkutat dengan kegiatan lapangan, seperti sales dan teknisi. Dengan G Suite login di perangkat pribadi, Anda tetap bisa bekerja sama dengan rekan maupun melakukan tugas administratif ketika tidak berada di kantor.
3. Melindungi Data
Bayangkan jika Anda sedang mengerjakan sebuah tugas dan perangkat yang digunakan rusak atau data tersebut corrupt sehingga tidak bisa dibuka. Produktivitas Anda akan menurun tajam. Bukan tidak mungkin jika Anda harus melakukan tugas tersebut dari awal.
G Suite memastikan bahwa hal ini bukanlah isu dengan sistem penyimpanan data cloud-nya. Semua data Anda tersimpan di server sehingga semua perangkat yang terhubung dengan akun G Suite organisasi bisa mengaksesnya. Risiko kehilangan data bisa diminimalisasi.
4. Adanya Ruang untuk Berkembang
Sebuah organisasi akan terus berkembang seiring dengan berjalannya waktu. Ketika organisasi masih dalam tahap merintis, tentu tidak masuk akal jika mengeluarkan dana besar untuk productivity tools. G Suite pricing paling ekonomis untuk usaha kecil adalah jenis Business Starter.
Hal tersebut memungkinkan Anda untuk mengalokasikan dana untuk mendukung operasional dan inovasi usaha. Ketika usaha sudah berkembang, ada kesempatan untuk mengubah sistem langganan Anda ke level lebih tinggi. Tentunya fasilitas yang ditawarkan lebih mutakhir dibandingkan dengan sistem langganan yang ekonomis.
Apa yang Membedakannya dari Tools Lain?
Tentunya, tidak hanya Google yang merilis productivity tool semacam ini. Ada beberapa pilihan productivity tool lain di pasaran. Meskipun begitu, terdapat beberapa perbedaan yang patut Anda ketahui sebelum memilih alat pendukung kinerja bagi organisasi Anda.
G Suite adalah productivity tool yang berbasis web. Beberapa tools lainnya yang mendorong penggunanya untuk menginstal aplikasi tertentu pada perangkat mereka. Untuk beberapa orang, sistem G Suite lebih menarik karena semua kegiatan produktivitas hanya perlu dilakukan di web browser.
Menginstal beragam aplikasi di perangkat tentunya akan mengurangi kapasitas sistem penyimpanan Anda. Hal tersebut menyulitkan Anda untuk menyimpan file baru, bahkan mungkin bisa mengurangi kinerja perangkat yang digunakan.
Selain itu, G Suite dapat dipasangkan dengan third-party apps. Aplikasi-aplikasi tersebut bermanfaat untuk memudahkan pekerjaan Anda. Kelemahannya adalah, terkadang third-party apps memiliki risiko keamanan untuk penggunanya, terutama terkait malware. Berhati-hatilah dengan aplikasi yang Anda instal.
Untuk bisnis kecil maupun yang masih dalam tahapan merintis, G Suite adalah produk yang disarankan karena harganya yang cukup terjangkau. Beberapa productivity tool lain mungkin menawarkan fitur-fitur yang lebih lengkap, namun Anda harus mempertimbangkan kebutuhan usaha saat itu.
Fitur Andalan G Suite
G Suite memiliki berbagai macam fitur andalan. Pertama, Anda dapat membuat email dengan nama domain organisasi. Fitur tersebut meningkatkan kepercayaan terhadap organisasi Anda karena terlihat lebih resmi dibandingkan dengan domain umum. Orang pun lebih yakin untuk berkorespondensi dengan Anda.
Akun Gmail Anda bisa dihubungkan dengan third-party apps yang berbasis web. Aplikasi-aplikasi tersebut menambah kegunaan Gmail, seperti mencari leads untuk kebutuhan pemasaran maupun mengirimkan newsletter secara rutin kepada pelanggan.
Dengan akun Gmail tersebut, semua anggota organisasi bisa mengakses berbagai tools yang disediakan oleh G Suite tanpa harus membuat akun yang baru. Selain itu, terdapat fitur di mana data organisasi hanya bisa diakses oleh orang-orang di dalamnya, sehingga mempermudah information sharing dan menjaga keamanan.
Fitur admin yang terdapat di G Suite pun sangat memudahkan proses manajemen akun. Administrator dapat menambahkan maupun mengganti pengguna di dalam Workspace. Admin juga bertanggung jawab untuk mengonfigurasi pengaturan keamanan sehingga data organisasi tetap aman.
Sistem Google akan memberikan masukan mengenai best practices untuk meningkatkan produktivitas maupun menjaga keamanan data kepada admin. Masukan tersebut membantu organisasi mengoptimalisasi penggunaan G Suite.
G Suite adalah solusi bagi organisasi yang ingin meningkatkan produktivitasnya. Karena di dalamnya, terdapat berbagai fitur menarik yang dapat membantu organisasi berkembang secara keseluruhan.
