Dalam bisnis, penggunaan tanda tangan merupakan hal yang krusial. Tanda tangan menjadi lambang bahwa orang yang membuatnya telah melakukan persetujuan atas isi dalam sebuah dokumen tertentu.
Dewasa ini, ada tren baru penggunaaan tanda tangan digital atau elektronik yang dilakukan dengan memanfaatkan aplikasi khusus. Pemakaiannya pun kian populer seiring pandemi COVID-19 yang tak kunjung usai.
Apa Itu Tanda Tangan Digital?
Tanda tangan elektronik berfungsi tak ubahnya seperti tanda tangan tradisional. Kamu bisa membuat tanda tangan digital dalam bentuk goresan tangan yang dibuat dalam format elektronik. Karena bersifat virtual, penggunaan tanda tangan modern ini hanya berlaku pada dokumen elektronik.
Cara pembuatan tanda tangan elektronik tidak sama dibandingkan dengan tanda tangan biasa. Kamu tidak perlu mencetak dokumen, membubuhkan tanda tangan di dalamnya secara manual, yang kemudian disertai dengan aktivitas pemindaian dokumen dan pengiriman berkas. Sebagai gantinya, tersedia aplikasi yang menyediakan solusi cara membuat tanda tangan digital praktis dan mudah.
Beberapa website menyediakan solusi cara membuat tanda tangan digital secara gratis. Contohnya adalah Signaturely dan CreateMySignature. Solusi lain, kamu bisa menggunakan layanan PandaDoc, HelloSign, AdobeSign, dan semacamnya yang menyediakan cara tanda tangan digital berbayar.
Legalitas Tanda Tangan Digital
Seperti yang diketahui, tanda tangan digital adalah bukti persetujuan yang fungsinya tidak jauh berbeda dengan tanda tangan tradisional. Namun, bagaimana dengan legalitas dari tanda tangan elektronik? Apakah keberadaannya dianggap sah di mata hukum?
Dalam kedua aturan tersebut, pemerintah mengakui legalitas dari sebuah tanda tangan elektronik. Keberadaannya dapat digunakan sebagai sarana autentikasi dan verifikasi atas identitas penanda tangan dan keutuhan serta keaslian informasi elektronik.
Tanda tangan tersebut pun bisa memiliki kekuatan hukum, dengan catatan bahwa tanda tangan tersebut benar-benar mewakili pihak yang melakukan tanda tangan.
Manfaat Penggunaan Tanda Tangan Elektronik
Sampai di sini, kamu bisa memahami kalau penggunaan fasilitas cara membuat tanda tangan digital dalam bisnis sifatnya sah di mata hukum. Di samping itu, kamu juga akan memperoleh banyak manfaat dari penggunaan tanda tangan elektronik, termasuk di antaranya adalah:
1. Hemat Waktu
Penggunaan tanda tangan elektronik membuat kamu bisa menghemat waktu secara signifikan. Proses pemberian tanda tangan dapat kamu lakukan dari mana saja dan di mana saja. Kamu cukup melakukannya melalui perangkat mobile atau desktop dan mengirimnya secara elektronik.
2. Mempersingkat Proses Persetujuan dan Implementasi Keputusan
Dalam situasi yang serba cepat, kamu perlu mengimbanginya dengan proses pengambilan keputusan yang praktis. Cara membuat tanda tangan digital adalah salah satu upaya yang dapat kamu lakukan untuk mewujudkannya. Tanda tangan elektronik dapat meminimalkan waktu menunggu yang sia-sia.
3. Meningkatkan Produktivitas Kerja
Kamu tidak perlu mengalokasikan waktu yang lama untuk penandatanganan dokumen. Terlebih lagi, pembuatan tanda tangan elektronik memungkinkan kamu untuk menyimpan sebuah tanda tangan sebagai template. Fitur ini sangat bermanfaat ketika kamu sering membubuhkan tanda tangan pada format dokumen yang sama.
4. Menghemat Biaya
Manfaat selanjutnya dari tanda tangan elektronik adalah penghematan biaya. Kamu tidak perlu mengalokasikan dana yang lebih besar untuk pembelian kertas. Demikian pula biaya untuk pengiriman dokumen. Manfaat ini sangat penting di era pandemi seperti sekarang, apalagi banyak pebisnis yang mengalami penurunan pemasukan secara drastis.
5. Mengurangi Risiko Pemalsuan dan Kerusakan Dokumen
Terakhir, kamu dapat menghindari risiko kerusakan dokumen saat proses pengiriman. Dokumen yang telah kamu tanda tangani tidak akan mengalami kerusakan seperti halnya ketika dikirim via pos. Kalaupun berkasnya corrupt, kamu tinggal melakukan pengiriman ulang.
Tidak hanya itu, tanda tangan elektronik juga dapat menjadi upaya untuk menghindari risiko pemalsuan dokumen. Alasannya, tanda tangan tersebut telah dilengkapi dengan algoritma enkripsi yang memberi jaminan keamanan. Oleh karena itu, proses pemalsuan tanda tangan elektronik tidak bisa dilakukan dengan mudah.
Nah, itulah manfaat yang bisa kamu peroleh dari penggunaan tanda tangan digital pada era pandemi seperti saat ini. Kamu pun dapat menjadikan pemakaian tanda tangan elektronik sebagai upaya transformasi digital bisnis. Apalagi, saat ini ada layanan nusa.id cloud yang siap membantu kamu dalam mempermudah proses transformasi digital bisnis.
