Drive tim adalah suatu fitur yang tersedia di Google Suite Bisnis, Enterprise, Enterprise untuk pendidikan, dan Google Suite Essentials. Drive tersebut dapat digunakan untuk berbagi dengan tim yang dikehendaki. Seluruh tim yang berwenang dapat melakukan berbagai macam kegiatan, seperti menyimpan data, melakukan pencarian data, maupun akses file dari berbagai macam peralatan.
Ini sangat berbeda dengan My Drive yang dapat diakses secara individual. Drive tim dapat digunakan oleh orang banyak atau tim. Walaupun ada salah satu anggota tim yang pergi berpindah pekerjaan, maka file sebelumnya yang pernah disimpan tetap akan ada di sana, sehingga tim yang tersisa mampu melanjutkan akses informasi sampai pekerjaan selesai.
Anda sudah memahami sekilas tentang kegunaan dari Drive Tim. Selain dari alasan yang sudah disebutkan, masih ada banyak alasan lain mengapa Anda perlu menggunakan Drive Tim. Seluruh alasannya dengan lebih mendetail dapat Anda ketahui berikut.
1. Drive Tim Membuat Karyawan Baru Memahami Tugasnya
Apabila ada seorang anggota tim yang keluar pekerjaan, maka anggota yang baru akan lebih mudah beradaptasi melanjutkan pekerjaan yang belum diselesaikan. Tidak lagi perlu waktu berminggu-minggu sampai berbulan-bulan untuk bisa membuat suatu karyawan baru tersebut menjadi produktif.
Proses adaptasi karyawan baru menjadi lebih lama ketika terdapat pembatasan akses pada materi pelatihan maupun informasi suatu proyek. Berkat Drive tim, setiap kali terdapat karyawan baru, maka ia akan bisa dengan cepat mengakses seluruh dokumen yang tepat, sehingga waktu yang diperlukan untuk mencari informasi bisa lebih cepat dan bisa langsung bekerja.
2. File Tetap Tersimpan di Drive Tim
Menentukan kepemilikan suatu file setiap kali akan ada karyawan yang keluar bisa menyebabkan kesengsaraan bagi kebanyakan perusahaan. Akan ada banyak informasi yang hilang dan karyawan baru serta perusahaan harus berjuang melacak ulang informasi tersebut. Hal tersebut tidak terjadi bagi perusahaan yang menggunakan Drive Tim. Seluruh file yang ada di Drive tim adalah milik tim daripada milik perseorangan.
Jadi perusahaan tidak lagi harus khawatir untuk menelusuri jejak dan informasi yang ditransfer setiap ada karyawan yang keluar dari pekerjaannya. File tetap akan tersimpan dalam drive tim, sehingga tim yang bekerja masih dapat melanjutkan informasi yang sudah dibagikan tanpa adanya pekerjaan yang terganggu atau terhambat.
3. Kemudahan Mengelola dan Membagikan Izin kepada Karyawan dan Admin
Sebuah organisasi atau perusahaan besar, selalu melacak data karyawannya. Anda akan memerlukan suatu aplikasi yang dapat membantu pengelolaan dan akses guna memastikan hanya orang berwenang yang dapat mengakses suatu data informasi. Drive tim memudahkan seluruh tim yang bertugas untuk melakukan pengelolaan terhadap akses file.
Drive tim memungkinkan tim yang terlibat dapat memberikan izin khusus kepada orang lain yang dianggap perlu saja. Anggota tim memiliki kewenangan untuk mengedit file, berkomentar, mengatur ulang, dan menghapus suatu file. Sudah menjadi suatu default bahwa seluruh Drive Tim akan bisa melihat secara langsung file yang disimpan di sana.
Sebelum karyawan mulai menggunakan drive tim, admin dapat mengajukan dan menyesuaikan perizinan dalam Konsol Admin Google Suite dan memiliki kemampuan untuk mengaktifkan Drive Tim kepada seluruh domain atau hanya pada unit organisasi tertentu saja. Selain itu, admin dapat menambahkan atau mengurangi jumlah anggota Drive Tim sesuai keperluan tanpa harus meminta izin dari anggota Drive Tim.
