Google Workspace Life: 4 Tips Mengelola Inbox Gmail

Sebagian besar orang yang memiliki email, rata - rata menerima sebanyak 120 email setiap harinya, yang berarti membuat inbox menjadi terkendali sepenuhnya setiap waktu merupakan hal yang mustahil. G Suite hadir guna menyelesaikan masalah Anda dengan memberikan tools yang berfungsi untuk membuat inbox terorganisir dengan baik.

Selamat datang ke dalam sebuah G Suite Life dalam edisi Gmail, sebuah seri khusus yang memberikan Anda tips dan trik untuk memanfaatkan seluruh fitur yang ditawarkan G Suite secara lebih optimal. Dalam pembahasan ini, kita akan diberikan saran yang membantu untuk lebih berhemat waktu dan mampu menyelesaikan pengelolaan terhadap inbox Gmail Anda.


Beberapa Tips Mengelola Gmail pada Akun G Suite


Ada banyak tips yang bisa Anda terapkan dan semuanya berkaitan dengan Gmail yang masuk setiap harinya. Apabila sempat mengalami kesulitan dalam rangka mengelola inbox Gmail, maka alangkah baiknya membaca seluruh tips yang akan diberikan di sini.


Tips 1 Tulis Sekarang dan Kirimkan Nanti


G Suite life memang menyediakan banyak fitur yang berkaitan dengan pengelolaan email yang sangat diperlukan dalam dunia perkantoran maupun bisnis. Tidak peduli Anda sedang berada di luar jam kerja, berkolaborasi dengan berbagai tim di luar perusahaan, atau ingin mengirimkan kepada diri sendiri tentang pengingat jadwal, ada banyak penjadwalan dalam mengirimkan email yang menghabiskan waktu khusus guna membalas satu per satu.



Anda dapat mendayagunakan Schedule send yang mana sebuah fitur khusus dalam mengirimkan email berdasarkan jadwal yang sudah diatur sebelumnya. Hal ini bisa diartikan bahwa email akan bisa sampai kepada orang yang bersangkutan pada waktu yang tepat sesuai dengan ketersediaan waktu atau perjanjian yang sudah dibuat.

Bagaimana cara mengirimkan email sesuai penjadwalan?

Itu adalah pertanyaan yang akan pertama kali muncul dalam benak setiap pengguna akun G Suite. Apabila Anda tertarik menggunakan fitur Schedule send, maka dapat melihat seluruh rangkaian caranya di bawah ini:

  1. Setelah Anda selesai menulis email, bisa coba klik tanda panah yang ada di bagian kanan dari tombol Send di Gmail.
  2. Pilih “Schedule send”.
  3. Atur bagian tanggal pengiriman email dan waktu yang paling tepat.
  4. Setelah selesai memasukan penjadwalan terhadap email yang akan dikirim, Anda akan bisa melihat adanya kotak khusus dengan tulisan Scheduled yang mana Anda dapat melihat seluruh email yang sudah dijadwalkan di sana. Anda akan bisa melakukan perubahan terhadap email yang akan dikirim maupun membatalkan sebuah email yang sudah dijadwalkan pengirimannya.

Tips 2 Ubah Email ke Mode Task


Ada sebagian email yang biasanya perlu dilakukan follow-up. Dengan menggunakan Google Tasks, Anda akan bisa secara cepat mengubah email menjadi sebuah item dalam list yang akan mengerjakan suatu hal, seperti reminder atau sesuai pengaturan task yang dilakukan.

Cara mengubah email ke Mode Task:

  1. Klik dan drag email ke dalam Tasks list yang berlokasi di dalam bar companion khusus Gmail.
  2. Ketikkan sebuah teks yang mendeskripsikan tugas yang diinginkan, dan buat link ke email yang disisipkan di bawah. Anda akan bisa melakukannya secara lebih mudah dengan menekan tombol SHIFT + K saat berada dalam sebuah email.

Tips 3 Mengirim dan Membuat Arsip Emails Bersamaan


Tips ketiga ini akan bisa membuat inbox menjadi lebih rapi ketika email tidak lagi diperlukan. Gmail akan memberikan Anda opsi untuk membalas sebuah email dan mengarsipkannya di waktu bersamaan. Hal ini berarti Anda akan bisa mendapatkan Inbox yang cepat menjadi kosong dengan pengelolaan yang efektif dan cepat.

Bagaimana caranya?

  1. Dalam Pengaturan atau Settings Gmail, klik pada General tab. Kemudian klik pada tombol dengan tulisan “Show Send & Archive”.
  2. Scroll ke bawah mouse Anda sampai melihat halaman paling bawah dan klik Save Changes. Sekarang, setiap kali Anda menulis email, Anda akan melihat “Send & Archive” yang berarti kirim dan arsipkan. Klik tombol tersebut untuk mengaktifkan perintah pengiriman dan pengarsipan dalam waktu bersamaan.

Tips 4 Buat Google Calendar Event


Anda pasti pernah menemukan situasi dimana berpikir untuk mengadakan meeting setelah membaca sebuah email. Penjadwalan dapat dilakukan dengan Gmail dan tidak lagi perlu membuka Calendar secara terpisah.

Bagaimana cara membuat Calendar Event?

  1. Saat Anda membuka suatu email, arahkan kursor menuju ke titik tiga dan klik Create Event. Ini akan membuka sebuah Calendar baru. Subjek pada email akan berubah menjadi judul event dan siapa saja yang berada di baris To atau Cc akan masuk menjadi tamu yang akan menghadiri event. Sedangkan orang yang terakhir kali membalas email akan masuk ke bagian deskripsi.
  2. Klik Save dan Anda sudah selesai.