Google Workspace Pro Tips: Cara Melakukan Sinkronisasi Antar Spreadsheet di Google Sheet

Setiap bisnis selalu memerlukan proses analisa data dan membuat kita perlu menarik berbagai macam informasi tambahan dari berbagai macam sumber yang berbeda untuk bisa membuat kesimpulan yang akurat. Hanya saja mengelola penyimpanan produk, mendapatkan informasi dari sales, dan berpindah antar spreadsheet, menyalin data, dan melakukan tempel data secara manual terlalu memerlukan banyak waktu.

Ada opsi lain yang lebih mudah dengan menggunakan Google Suite yang merupakan sebuah cloud yang telah berkolaborasi dengan banyak aplikasi. Ada banyak sekali metode yang bisa Anda terapkan untuk bisa menghindari tugas yang berulang kali dilakukan dengan menggunakan Google Sheets.

Hari ini, kita semua akan mengupas tuntas sebuah rangkaian tips yang bisa membantu Anda menjadi seseorang yang ahli dalam menggunakan akun Google Suite Pro. Kamu akan bisa memulai mengkombinasi banyak data dari satu spreadsheet ke spreadsheet lainnya. Penasaran?


Sinkronisasi Antar Spreadsheets di Google Sheets


Menggunakan Sheets akan membuat Anda lebih mudah dalam mengkombinasi data, sehingga menjadi satu sumber data. Melakukan kombinasi data antara dua Google Sheets dapat dilakukan dalam empat langkah.


Langkah 1: Identifikasi yang Ingin Dikombinasikan


Tarik dua spreadsheet yang ingin Anda kombinasi datanya. Anda perlu memiliki data original dari spreadsheet (Contohnya: “Pendapatan Penjualan”) dan satu lagi spreadsheet yang ingin ditambahkan informasinya dengan data dari spreadsheet “Pendapatan Penjualan”. Kita akan menyebutkan spreadsheet kedua sebagai “Penyimpanan Produk”.


Langkah 2: Ambil Informasi dari Sheet Original


Adakalanya Anda perlu dua informasi dari suatu spreadsheet original dalam rangka memindahkan data berupa URL suatu spreadsheet dan rangkaian suatu sel yang ingin diambil datanya. Dalam contoh ini, maka spreadsheet original akan dinamakan Pendapatan Penjualan.

Pertama-tama, buat seleksi dan salin sepenuhnya URL yang ada di suatu spreadsheet original. Anda juga bisa saja menggunakan kunci spreadsheet khusus yang berupa kode acak di dalam URL antara “d/” dan “/edit”. Pastikan Anda sudah melihat bagian rentang sel yang ingin diambil datanya dari spreadsheet original. Misalkan saja rentang sel dari A:1 sampai C:10.


Langkah 3: Gunakan Google Sheets untuk Transfer Data


Selanjutnya untuk melakukan transfer data dapat dilaksanakan dengan menggunakan fungsi IMPORTRANGE. Langkah awal adalah klik pada bagian Spreadsheet baru dimana kamu ingin menambahkan data baru ke dalamnya. Dalam contoh ini akan digunakan “Penyimpanan Produk”. Sisipkan kolom maupun baris ke dalam spreadsheet yang ingin ditambahkan beberapa data di dalamnya.

Kemudian, ketik = IMPORTRANGE di dalam sel dan fungsi IMPORTRANGE dapat diketik menggunakan huruf kapital atau tidak, karena memang tidak memberikan pengaruh. Fungsi tersebut akan bertanya kepada Anda tentang tigal hal:

  1. URL original dari spreadsheet maupun kunci dari suatu spreadsheet (Anda dapat memilih salah satu dari kedua opsi tersebut).
  2. Nama tab secara spesifik yang ada di dalam spreadsheet tempat Anda mengambil suatu informasi.
  3. Kisaran sel berisikan data yang Anda perlukan.

Hal itu akan tampak seperti pada tampilan berikut:

=IMPORTRANGE(“https://docs.google.com/spreadsheets/d/1RNez4bhTMt_evAdHrFOBHeBgk1l5HAWVTb43EKpYHR8/edit#gid=0","Pendapatan Penjualan!A1:C10”)

Hal yang sangat penting untuk diingat adalah kamu perlu menggunakan nama yang spesifik pada tab dalam formula yang ada di sheet. Pada contoh ini, nama dari spreadsheet mencatat beberapa set data yang dinamakan “Pendapatan Penjualan”.

Semua pengguna Google sheets akan menggunakan nama tab spesifik guna menghindari fungsi IMPORTRANGE rusak ketika suatu lembar maupun tab baru dibuat di kemudian hari. Sedangkan trik lainnya yang bisa Anda terapkan juga adalah ingatlah untuk selalu menambahkan tanda seru (!) sebelum mencantumkan suatu kisaran data.


Langkah 4: Melakukan Import Data


Setelah Anda menambahkan fungsi berupa IMPORTRANGE, maka perlu lakukan Enter. Apabila ini pertama kalinya Anda melakukan impor data, maka sebuah pop-up akan muncul.

Tidak perlu khawatir, karena pop-up tersebut berguna untuk melakukan pengecekan bahwa Anda menyetujui untuk melakukan kolaborasi antara spreadsheet yang satu dengan lainnya. Pop up tersebut akan bertanya kepada Anda tentang pemberian izin akses setiap kali kamu melihat #REF di sel data Anda.

Hanya perlu klik Yes apabila Anda memberikan izin. Secara instan setelah Anda menekan tombol Yes, maka data akan bisa dimunculkan pada spreadsheet yang baru. Ada 400 fungsi Google Sheet lainnya yang dapat dipakai mempercepat pekerjaan Anda.