Ciptakan Lingkungan Bebas Kertas dengan Tips Google Workspace

Perusahaan dan pebisnis menggunakan Google Workspace adalah hal yang sudah biasa. Platform yang satu ini memang sangat berguna untuk mempertemukan antar tim karyawan dalam satu tempat kerja maupun menjadi tempat meeting antar pengusaha dalam menjalin kolaborasi bersama. Berkat produk Google yang satu ini, mereka semua tidak lagi memerlukan begitu banyak kertas.

Tidak lagi ada pohon yang harus terus ditebang demi terpenuhinya kebutuhan masyarakat akan kertas. Apabila Anda mendukung gerakan untuk mencintai lingkungan tanpa perlu merusak hutan dalam rangka pembuatan kertas, mengapa tidak Anda mencoba memakai tips ini dengan bantuan G Suite berikut ini.

  1. Membuat Formulir Online untuk Setiap Kuesioner
  2. Daripada harus menghabiskan tinta dan juga kertas, alangkah baiknya Anda beralih menggunakan kuisioner online. Ada beberapa langkah yang diperlukan dalam pembuatan formulir online yakni membuat formulir baru, menambahkan daftar pertanyaan, dan melakukan edit terhadap pertanyaan yang diajukan. Masing-masing langkah pembuatan formulir baru akan dijelaskan lebih detail berikut.

    • Buka alamat dengan URL forms.google.com, kemudian klik Blank atau pilih bagian sebuah template. Jika Anda memulai dari bagian laman drive.google.com, maka klik pada bagian option New dan pilih More. Selanjutnya hanya perlu arahkan kursor menuju ke panah kanan dan klik menu Blank form atau Form a template.
    • Berikan tambahan nama pada formulir yang sedang dibuat dengan melakukan klik pada bagian Untitled form atau dapat dilakukan melalui template form dan enter pada bagian new name.
    • Sebagai langkah tambahan Anda bisa saja menambahkan suatu deskripsi melalui bagian di bawah form name dan pilih add teks sesuai yang Anda perlukan.
  3. Lacak Jadwal Penting dan Seluruh Deadline Anda
  4. Sudah bukan merupakan sebuah rahasia bahwa setiap orang yang bekerja selalu memiliki deadline dan tanggal-tanggal yang penting, seperti rapat dengan klien. Untuk bisa membuat Anda selalu teringat akan seluruh tanggal penting tersebut, bisa menggunakan Google Workspace Calendar. Ini bisa sangat membantu Anda dalam melacak setiap projek online penting.

    Bahkan menjadi hal yang sangat mungkin terjadi bahwa Anda dapat membuat list penugasan lebih awal kepada seluruh anggota tim. Setiap orang akan bisa melakukan update dengan baik terhadap daftar penugasan yang sudah diberikan secara real time. Anggota tim tidak perlu bergantian dalam membuka file calendar yang dimaksud.

  5. Buat, Simpan, dan Bagikan Konten Online
  6. Menyimpan dan mengelola berbagai macam format file bisa dilakukan menggunakan Drive. Proses sinkronisasi tersebut terjadi secara realtime, sehingga semua anggota dapat mengakses data yang dibagikan secara langsung. Proses pengendalian fitur berbagi dan akses memungkinkan tim bagian internal dan perusahaan kolaborasi dapat mengakses dengan lebih mudah dan aman.

    Anda dapat membuat dokumen baru melalui layar browser, sehingga tidak perlu melakukan download terhadap suatu aplikasi lainnya. Sudah tidak lagi perlu datang ke mesin fotokopi maupun printer setiap kali perlu membagikan suatu informasi maupun kuisioner kepada orang lain. Pembagian informasi dapat dilakukan melalui Docs, Sheets, maupun Slides online. Setiap orang yang berada dalam satu tim akan mengerti versi terbaru pada file yang dibagikan.

  7. Membuat Papan Buletin Online
  8. Apabila sebuah perusahaan perlu membagikan pengumuman secara cepat, bisa dilakukan melalui produk Google. Tidak lagi perlu melakukan print terhadap pengumuman tersebut maupun menempelkan pada papan informasi. Proses persebaran pengumuman bisa menjadi lebih cepat dan tidak perlu banyak energi.

    Orang-orang yang ingin diberikan pengumuman juga tidak perlu berjalan ke papan informasi di perusahaan. Hanya dengan menggunakan Groups dapat membuat sebuah daftar pengiriman email dapat berfungsi sebagai papan buletin virtual.

  9. Ajang Brainstorm Bersama dan Berikan Feedback Langsung
  10. Melakukan koordinasi dengan tim berjumlah anggota besar memang lebih menantang. Jaman dahulu perlu melakukan printing kertas dalam jumlah banyak guna memberikan review dan juga saran akan suatu permasalahan yang tengah dihadapi perusahaan. Kali ini, Anda akan bisa membagikan dengan lebih cepat melalui file berupa Docs, Sheets, maupun Slide online.

    Proses pembagian juga tidak perlu lama, karena hanya tinggal klik saja. Tidak perlu khawatir kehabisan tinta, kertas, atau mengalami kerusakan mesin. Kemudian, proses pembagian tidak lagi harus bertemu secara langsung dan bisa secara online.