7 Tips Maksimalkan Remote Working Dengan Google Workspace (SebelumnyaG Suite) Tools

Tren remote working atau kerja dari rumah meningkat pesat dalam beberapa tahun belakangan karena dinilai lebih efisien. Hal ini pun didukung dengan semakin banyaknya tools penunjang produktivitas yang bisa diakses secara mudah, bahkan gratis.

Salah satu tools paling direkomendasikan untuk perusahaan yang menerapkan sistem remote working adalah G Suite basic. Platform berkapasitas 30 GB ini memungkinkan Anda dan tim berkolaborasi dari jarak jauh lewat media pendukung seperti email, calendar, video meeting, online document editing, dan lainnya.

Nah, agar koordinasi dengan tim lebih maksimal, berikut beberapa tips menggunakan G Suite yang wajib dicoba.

  1. Komunikasi via Hangouts Meet


  2. Google Hangouts adalah andalan para pekerja remote untuk berkomunikasi dengan koleganya. Selain pesan teks, tool ini juga menyediakan fitur berupa panggilan telepon dan video.

    Dibandingkan platform video call lainnya, Hangouts terbilang lebih stabil karena menggunakan teknologi WebRTC. Jadi Anda tidak perlu khawatir video akan terputus karena jaringan internet yang tak stabil.

    Tool serupa yang juga bisa dipakai untuk video conference adalah Hangouts Meet. Untuk mengadakan diskusi live, Anda hanya perlu membuat grup dan mengatur waktu/tanggalnya. Selanjutnya notifikasi berupa undangan akan otomatis dikirim kepada peserta melalui email.

  3. Kontrol Dokument Penting
  4. Bekerja dari rumah bukan berarti Anda tidak bisa mengontrol dokumen penting, lho. G Suite Basic menyediakan tool sekaligus fitur canggih untuk urusan yang satu ini. Lewat Google Drive, misalnya, Anda bisa berbagi dokumen apa saja dengan mudah kepada rekan kantor.

    Izin berbagi dan mengedit dokumen nya juga bisa diatur sedemikian rupa. Jadi Anda tak perlu khawatir dokumen penting/rahasia akan bocor ke tangan orang lain. Selama emailnya terdaftar, kolaborator pun bebas mengakses dokumen yang dibutuhkan dari perangkat apa pun.

  5. Jadwalkan Rapat atau Agenda
  6. Lupa menghadiri rapat virtual atau tidak sengaja melewatkan agenda penting lainnya adalah kesalahan yang paling banyak dilakukan para pekerja remote. Solusinya tentu dengan memanfaatkan aplikasi penjadwalan seperti Google Calendar.

    Di Google Calendar, Anda cukup mencatatkan agenda dan tanggal, serta melampirkan dokumen-dokumen yang diperlukan. Selanjutnya, notifikasi akan dikirim secara otomatis melalui email ke seluruh peserta rapat. Jadi tidak ada lagi alasan absen meeting karena lupa.

  7. Presentasi dengan Hangouts Meet


  8. Tak sekadar video conference, Hangouts Meet juga bisa dimanfaatkan untuk presentasi online. Di sini Anda atau tim bisa menayangkan dokumen berupa slides, spreadsheet, atau yang lainnya. Fitur video meeting record dan Q&A juga disediakan. Lengkap, bukan?

  9. Update Laporan Berkala
  10. Konsep kerja virtual dengan tools dari G Suite Basic ini sangat mudah dan praktis. Anda bahkan bisa menerima atau mengirim update laporan kerja secara berkala kepada tim—kapanpun dan dimanapun—baik lewat group chat maupun shared documents yang dapat dibuka lewat Google Sheets, Google Docs, atau Google Drive.

    Jika diperlukan, semua kolaborator juga bisa mengakses dan mengedit satu dokumen secara bersamaan. Fitur ini sangat ideal untuk tim yang bekerja jarak jauh, terutama antarnegara. Selain praktis, pekerjaan pun bisa selesai lebih cepat.

  11. Terapkan Etika Kerja Dari Rumah
  12. Working from home bukan berarti tim Anda hanya santai-santai di rumah dan tidak mengerjakan apa pun. Jadi, masing-masing anggota tim juga wajib tahu etika WFH, termasuk soal jam kerja. Ya, sebab masih banyak lho yang mengabaikan hal ini.

    Aturan pertama adalah jangan asal menjadwalkan meeting tanpa konfirmasi dengan tim terlebih dahulu. Anda wajib mengecek apakah semua tim lowong di tanggal tertentu atau tidak.

    Kedua, terapkan jam kerja dengan mengaturnya di Google Calendar, misalnya Senin-Jumat pukul 18.00-16.00. Jadi ketika ada yang mengontak tim di luar jam dan hari kerja, mereka akan menerima notifikasi berupa peringatan untuk menghubungi kembali pada jam kerja.

  13. Rekrutmen Online
  14. G Suite Basic juga menyediakan tool khusus untuk perusahaan yang ingin melakukan rekrutmen karyawan secara online, yaitu Google Form. Selain lebih praktis, Anda juga bisa membuat jadwal interview dengan pelamar menggunakan Google Calendar.

    Selanjutnya, proses interview bisa dilangsungkan secara real time via Google Hangouts. Jika ada dokumen kontrak yang harus ditandatangani pun bisa dikerjakan dengan DocuSign. Oh ya, Google Form juga bisa dimanfaatkan untuk mengumpulkan informasi dari tim atau customer, lho!

Semua tools di atas bisa diakses dengan mudah lewat komputer maupun smartphone. Adapun biaya G Suite Basic subscription sekitar USD 6 per bulan. Jika Anda mencari referensi reseller resmi G Suite yang berlokasi di Jakarta, nusa.id cloud adalah jawabannya.

nusa.id cloud merupakan perusahaan penyedia layanan internet tepercaya dengan lebih dari 1.500 pelanggan aktif di seluruh Indonesia. dari web hosting sampai G Suite, semua bisa Anda dapatkan di sini. Ada pertanyaan? Klik website resmi kami sekarang!