#Mulai Dari 69K G Suite Basic

10 Tips Cara Efektif Manajemen Email Di Gmail

Email merupakan salah satu tools yang sangat penting untuk menunjang aktivitas bisnis maupun pribadi. Anda dapat menerima email dari siapa saja dari seluruh dunia. Namun terkadang dengan banyakanya email yang diterima, dapat mengakibatkan kurang fokus dan menguras energi. Terkadang kita harus memutuskan dan memprioritaskan email - email yang benar - benar penting atau hanya sekedar informasi promo yang dapat menyita waktu produktif saat bekerja.

Gmail merupakan salah satu layanan email paling populer di dunia. Saat ini setiap orang pengguna handphone berbasis android pasti menggunakan Gmail. Berkut adalah 10 tips manajemen email di Gmail agar lebih efektif menggunakannya :

  1. Cut down on notifications - Kurangi Pemberitahuan Email Masuk (Yang Tidak Perlu)
  2. Periksa email Anda secara proaktif. Di ponsel Anda, Anda dapat mengatur pemberitahuan untuk email tertentu — katakanlah, yang dari bos Anda. Ini akan membantu Anda mengidentifikasi email-email penting dan memutuskan sambungan saat Anda mau.

  3. Respond within 24 hours, even if it's only to check in Tanggapi dalam 24 jam, meskipun itu hanya untuk check-in
  4. Anda mungkin tidak dapat mengakses semua email dalam 24 jam, tetapi Anda dapat menghindari email tindak lanjut dari rekan kerja. Memberikan pembaruan status— "Hai, saya mendapat email ini tetapi tidak akan sampai minggu ini nanti!" - adalah cara yang bagus untuk menetapkan harapan dan menunjukkan kepada mereka bahwa Anda menerima email mereka.

  5. Close out your email 1-2 times a day - Tutup email Anda 1-2 kali sehari
  6. Email diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan Anda, tetapi itu juga merupakan gangguan utama. Kebanyakan orang membiarkannya terbuka sepanjang hari dan memeriksanya setiap 30 menit (jika tidak lebih). Coba tutup tab email Anda ketika Anda punya waktu untuk melakukan pekerjaan yang mendalam: kemampuan untuk fokus tanpa gangguan pada tugas yang menuntut.

  7. Don’t click on an email more than twice - Jangan mengklik email lebih dari dua kali
  8. Jika Anda membaca email lalu menandainya sebagai belum dibaca, Anda harus membacanya lagi untuk mengingat apa yang harus dilakukan dengannya. Bacalah sekali untuk memindai dan menandai tindakan Anda di masa depan (misalnya, menandainya sebagai "harus merespons," atau "melakukan minggu ini,") lalu sekali lagi ketika Anda menjawabnya.

  9. Sorting, reading and answering emails should be separate activities - Menyortir, membaca, dan menjawab email harus merupakan kegiatan yang terpisah
  10. Kebanyakan orang terpental antara menyortir satu email untuk kemudian, membaca satu, menjawab satu dan mengulangi. Kami kehilangan begitu banyak peralihan energi di antara kegiatan-kegiatan ini. Alih-alih, katakan pada diri sendiri “saat ini saya sedang memilah semuanya.” Kemudian ketika Anda selesai, baca semua yang perlu Anda baca.

  11. Keep emails that require clear action—otherwise archive or delete - Menyimpan email yang membutuhkan tindakan yang jelas — jika tidak arsipkan atau hapus

    Ketika kotak masuk Anda berisi email tanpa item tindakan yang jelas, itu memberi otak Anda perasaan salah untuk melakukan terlalu banyak hal. Jujurlah tentang menghapus, mengarsipkan, atau menunda email yang tidak memerlukan tindakan segera dari Anda.

  12. Skip some emails - Lewati beberapa email
  13. Setiap email yang Anda lihat membutuhkan sedikit energi Anda, jadi setiap item dalam kotak masuk Anda harus sesuatu yang perlu Anda perhatikan. Gmail memungkinkan Anda membuat filter sehingga email tertentu “lewati kotak masuk Anda” dan tidak akan muncul sebagai email baru. Misalnya, jika Anda mendapatkan banyak buletin email, siapkan filter dengan "Punya kata-kata: berhenti berlangganan" —sekarang, email itu tidak akan mengganggu Anda, tetapi Anda dapat mencarinya nanti.

  14. Don’t mix your read and unread emails - Jangan gabungkan email yang sudah dibaca dan belum dibaca
  15. Menggabungkan email yang sudah dibaca dan belum dibaca di kotak masuk Anda adalah resep untuk kecemasan. Email baru harus masuk ke satu bagian dan email yang sudah Anda baca dan memerlukan tindakan harus di bagian yang berbeda. Anda dapat membuat panel Banyak Kotak Masuk atau "memindahkan" email ke label lain yang menunjukkan tindakan tertentu (seperti "Harus Dilakukan" atau "Tindak Lanjut")

  16. To stay focused, keep new email out of sight - Agar tetap fokus, jaga agar email baru tidak terlihat
  17. Mungkin sulit untuk menjawab menekan email ketika Anda terus tergoda untuk membuka email baru yang cerah dan berkilau yang baru saja masuk. Bukalah bagian seperti "Email Tunda" (email yang telah Anda simpan untuk nanti) atau " Email yang berkilau bintangnya ”(email prioritas tinggi Anda) sehingga Anda dapat tetap fokus pada tugas-tugas itu, alih-alih terganggu oleh email baru.

  18. To find what you need, just search - Untuk menemukan yang Anda butuhkan, cukup cari
  19. Label email dapat membantu Anda tetap teratur, tetapi pikirkan tentang bagaimana Google memulai ... Cari! Mencari email Anda — alih-alih menggali melalui label — sebenarnya adalah cara yang lebih cepat untuk menemukan email yang Anda cari. Anda dapat mencari berdasarkan tanggal, pengirim, subjek (dan banyak lagi) dan Anda bisa mendapatkan lebih spesifik dengan pertanyaan seperti "memiliki: lampiran" atau "older_than: 6m" (m = bulan).

source : https://www.blog.google/products/gmail/master-your-email/